دفتر کار باز

شرکت اینترنتی

دفتر کار باز نوعی محیط کاری است که کارمندان اتاق جدا گانه ندارند، بانک ها نوعی دفتر کار باز هستند، با استفاده از دیوارک هایی از همدیگر جدا شده اند که میتوانید بامطالعه این مقاله چیزهایی که تابه حال دراین باره نشنیده اید را آموزش ببینید.


دفتر کار باز (Open Office)

طبق گفته ویکی پدیا در دهه پنجاه میلادی مفهومی‌به نام دفتر کار باز یا Open Office به وجود آمد. در زمان‌های آینده بعضی از مولفه‌ها این واژه به ظاهر کاربردی را تغییر دادند و همچنین طبق پیش بینی‌ها در آینده نیز ممکن است این سیستم دچار تغییراتی شود.  در کشور آلمان حدود 70 سال پیش طرح دفتر کار بدون اتاق و یکدست یا دیوار‌های جداکننده به وجود آمد و همچنین در دهه‌های آتی در داخل خیلی از کشور‌ها و همچنین کشور خودمان ایران نیز این طرح بعنوان طراحی محیط کار تبدیل شد. طراحی این گونه دفاتر اول در شرکت‌های حوزه تکنولوژی و استارتاپ‌ها نتیجه بخش بود اما پس از مرور زمان در بقیه اماکن از جمله رسانه‌ها، حوزه‌های مانند تبلیغات، به ساختاری مناسب و ایده آل در دفاتر کار محسوب شد. به دلیل نوآوری در محیط کار و بالا رفتن بهره وری این نوع طرح برای دفاتر جایگزین دفاتر کار ساده و سنتی شد. اما بر خلاف گذشته، امروزه دفاتری که دارای دیوار‌های کوتاه هستند، یا ساختاری یکدست بدون وجود دیوارهای جداکننده دارند کمتر مورد پسند قرار میگیرند. در سال 2015 طبق مقاله ای که در واشنگتن انتشار پیدا کرده بود اشاره به کم تر شدن کاربران در این گونه دفاتر کرده بود، که افراد زیادی را در این باره دچار تردید نمود. در این میان مواردی بازگو شد که دلایل کاهش کاربران در این نوع دفاتر بود برای مثال امکان افزایش سرایت بیماریها، ایجاد حواس پرتی میان کارمندان و … که اینها نیز در مقاله ای در بلومبرگ نوشته شده بود، با توجه به این موارد مفهوم طراحی این گونه دفاتر زیر سوال برده شد. حتی در برخی قسمت‌های این مقاله نوشته شده بود که یکی از مشکلات بزرگ این نوع طراحی دفاتر این است که مجبور به شنیدن تلفن‌های همکاران خود خواهید بود، حال این تلفن‌ها کاری یا غیر کاری باشد، بنابراین اینها مشکلاتی هستند که اجتناب ناپذیر خواهند بود. همچنین طبق مطالعاتی که در رابطه با این موضوع بود نتیجه مشابهی در برداشت. که نتیجه ای که در بر داشت این بود که برخلاف اینکه افراد تصور میکردند که ایده محیط کار باز نوآوری جدیدی است و بازخورد خوبی خواهد داشت، به این نتیجه رسیدند که این گونه دفاتر کار به دلیل مشکلات زیادی که در بردارد، باعث کاهش کاربران خواهد شد، برای مثال اگر کارمندی دچار بیماری میشد و آن بیماری مسری بود این کارمند منتقل کننده آن بیماری به سایر کارمندان میشد و در نتیجه غیبت چند روزه کارمندان آن دفتر را به دنبال خواهد داشت.حال اگر بخواهیم دفاتر کاری مدرن و زیبا تری را طراحی کنیم چه کارهایی باید انجام داد؟

دفتر کار باز

دفتر کار باز


دادن ایده‌های نوین در خصوص دفاتر کار آینده

به زبان ساده میتوان گفت که دفاتر کار آینده، ادغامی‌از دفاتر سنتی و ساده در کنار ایده‌های نوین دفاتر مدرن میباشند. متاسفانه هنوز ایده ای بصورت عملی وجود ندارد و قرار هم نیست که دفاتر کار مجازی جایگزین محکمی‌برای دفاتر فعلی باشند. در نسل‌های آتی دفتر‌های کار ترکیبی و دفترهای خصوصی که برای کارمندان خود ساخته میشوند که دارای اتاق‌های کار و دیوارهای موقتی میباشند، این نوع از دفاتر در قالب دفاتر باز هستند با این تفاوت که باید اصلاحاتی روی آنها اعمال شود، برای مثال اتاقک‌های آن باید ضد صدا باشد تا همکاران را دچار هواس پرتی نکند، و کلیه کارمندان بتوانند در سکوت و با تمرکز کافی به کارشان مشغول شوند. این قسمتی از آنچیزی است که شاهد آن خواهیم بود. همچنین طبق تحقیقات به عمل آمده در سال 2013 توسط شرکت طراحی و معماری Genler مشخص شد که 54%  از وقت کارمندان در زمان کار مبنی بر تمرکز آنها صرف میشود، این رقم در سال 2008 تقریبا 48% بوده است. در نسل‌های آینده دفاتر کار خصوصی و دفاتر کار ترکیبی با دیوارهایی موفقتی و اتاقک‌های کار میباشند که در طراحی دفاتر کار باز برای کارمندان به وجود خواهد آمد. طبق اطلاعات به دست آمده به این نتیجه رسیدیم که دفاتر کاری که چند منظوره هستند بازدهی بیشتری خواهند داشت برای مثال محیط‌های مجازی برای افرادی که در این زمنیه مشغول به کار هستند و همچنین امکان کار کردن در قسمت‌های دیگر دفتر بازدهی کلی را بیشتر خواهد کرد. مدیر کارخانجات Herman Miller  شخصی به نام‌هالی‌هانیخ Holly Honig میباشد که تولیدات آن در زمینه لوازم منزل میباشد،‌هالی در این رابطه میگوید که در زمانی که مشغول به کار است حتما پشت میزی که مخصوص اوست نمیشیند و بیشتر مواقع مشغول کار در خارج از اتاق کنفرانس است و یا به  صحبت کردن با تلفن بیرون اتاق کارش میباشد، همچنین‌هالی میگوید که در بوفه شرکت که محیطی پر انرژی است با لپتاپش مشغول به کار میشود و زمانی که نیاز به تمرکز بیشتری نسبت به بقیه زمان‌ها دارد به اتاق خود و میز کارش میرود و در بعضی از روزها به اتاق تمرکز وارد میشود، یا مشغول صحبت کردن با تلفن همراه خویش میشود. ب

open office

open office

ستر اصلی دفاتر کار همان دیوار‌های کوتاه آن میباشد، جالب است بدانید که این دیوارها برای اولین بار درسال 1964 در هرمن میلر توسز شخصی به نام رابرت پراپست ابداع شد که مدیر وقت آن دفتر محسوب میشد. هدف از ابداع این گونه دفاتر بهبود بخشیدن به ساختار دفاتر کار باز بود که تقریبا به حریم کارمندان آن دفتر کمک میکرد. جنس این دیوار‌ها از پنل‌های باکیفیت بالا ساخته شد همچنین امکان جا به جایی در آنها آسان تربود، پس تصمیم با خود کارمندان آن دفاتر بود که نشسته یا ایستاده کارکنندو فضای کاری خودشان را داشته باشند وهمچنین میتوانستند هر زمان که دوست داشتند مکان کاری خود را تغییر دهند و این امکان برای آنها مهیا بود. ابداع پراپست به عنوان Action Office در میان مردم شناخته شد. که این ابداع برای بازشناسی بیشتر حس انسان در دفتر کارش ایجاد شد که هدف این ابداع بود. اما پس از به وجود آمدن این ابداع جدید شرکت‌ها و دفاتر کار شک و نگرانی خود را برای انجام دادن آن داشتند، در زمان رقبا نیز به فروش نمونه‌های خودشان مشغول بودند و با استفاده نادرست از طرح پراپست محصولاتشان را در اندازه‌های کوچکتر و با کیفیتی پایین وارد بازار میکردند، و این کار باعث شد بسیاری از محصولاتی که مناسب نبود و از کیفیت پایینی برخوردار بود در کل کشور به چشم بخورد. در ابتدای دهه 8- میلادی فروش کامپیوتر‌های شخصی بسیار بالا رفته بود و در کنار آن نیز فروش میزهای کار دفاتر نیز بسیار بالا رفته بود. در سال 1190 طرح پراپست برای اتاقک‌های دفاتر کار از مد افتادو دیگر کارکنان دفاتر این طرح را نمیپسندیدند و تصمیم به حذف دیواره‌های دفاتر کردند. ناگفته نماند که این تغییرات به وجود آمده در دفاتر کار باعث کم شدن هزینه‌های دفاتر شد زیرا با اینکه هزینه ای برای نصب و تامین دیوارک‌ها وجود نداشت، دفاتر قادر به استخدام کارمندان بیشتری در دفتر کار خود بودند. اما در زمان حال اغلب شرکت‌ها برای هر کارمند اتاقکی ۲×۲ به وجود می‌آورند، که اتاق کارمندان را از یکدیگر جدا کنند. با برداشتن دیوارها محیط کار هر کارمند حدود یک تا یک و نیم متر مربع میشود، از طبقه ای از یک شرکت میتوان 300 الی 400 کارمند را در آنجا قرارداد، بنابراین این وضعیت اصلا مناسب به نظر نمی‌آید. روانشناس سازمانی و طراح شرکت‌ها متیو دیوید Matthew David میگوید: معدود افرادی وجود دارند که به کار کردن در این سبک علاقه خواهند داشت، و گذراندن زمان در این دفاتر سخت به نظر میرسد. اکنون طبق آمار به دست آمده مشخص شده که 15 الی 20% از دفاتر کاری و شرکت‌ها به دفتر کار باز تبدیل شده است، زیرا با در نظر گرفتن تغییرات در نوع کار کارمندان در دفاتر کاری و پیشرفت‌هایی که در اقتصاد داشتند، محیط‌های کاری که با استفاده از اتاقک جدا از هم قرار میگرفتند مورد پسند نبودند و باعث شد که شرکت‌ها به وضع ظاهری خود اهمیت بدهند و تغییراتی در آنها اعمال کنند. اما باز هم با درنظر گرفتن اختلاف نظر و مخالفت‌ها میان کارکنان امکان این وجود دارد که طرح جدیدی از دفاتر کار به وجود بیاید، زیرا ممکن است تغییر دیدگاه فعلی برای ایده دفتر کار به وجود بیاید و عاملی برای ایجاد طرحی نوین برای دفاتر کاری شود. اشاره به این نکته مهم به نظر میرسد که ما چگونه میتوانیم دفاتری را بسازیم که افراد با قرار گرفتن در آن بتوانند به خوبی به کارشان ادامه دهند و زمان را در آنجا سپری کنند، حتی اگر فکر کنیم که نهایتا 3 روزشان را در این محیط‌های کاری میگذرانند همچنین با توجه به تغییراتی که در فاکتور‌های جاری به وجود آمده است میزان اندازه گیری فاکتور‌هایی که نتیجه بخش بروی بازدهی بودند مورد توجه بیشتری قرار گرفته است. روش‌های ارتباطی مثل Slack و ابزارهای قابل حملی وجود دارند که میزان مدیریت در امور و دفاتر کاری را مورد سنجش قرار میدهند که درصد بازدهی کارمندان بهتر شده است یا خیر و مواردی مانند محیط کار، زمان کار، نوع انجام کار و … مورد بررسی قرار میدهد. امروزه دفاتر کار قابل انعطاف جایشان را به دفاترکار سنتی و ساده داده اند. مزیت دفاتر کار منعطف این است که میزان فضای بیشتری به کارکنان دفتر اختصاص داده میشود. همچنین هر شخصی میتواند با استفاده از لپتاپی که دراختیار دارد مشغول به کار شوند. زمانی که طراحی این دفاتر به وجود آمد شاهد تنوع کاری در محیط کار شدیم. میز و صندلی‌های ثابت و میزهای کوچک و بزرگ در قسمت‌های گوناگون محیط کار  و کارمندانی که در گوشه و کنار این دفاتر مشغول به کار هستند. در صد تمرکز در کار و مواجه شدن با حواس پرتی برای کارمندان در این محیط‌ها کمتر به چشم میخورد.

open office

open office


دفاتر بدون مرز

همان طور که گفتیم محیط کاری قابل انعطاف جایگزین محیط کاری سنتی و باز قرار گرفته اند. مثالی که میتوان زد این است که اگر کارمندی در زمان اداری دفتر خود وقت دکتر گرفته باشد، میتواند زمان نهار به وقت دکتر خویش برود و اگر ایمیل جز کار او بود در زمان شام امیل‌های خود را دریافت ، ارسال و پاسخ دهد و بنابراین در این صورت هیچ مشکلی به وجود نخواهد آمد زیرا شرکت‌ها دورکاری توسط کارمندان را به حضور آنها ترجیح خواهند داد. این انعطاف پذیری کاری باعث میشود که کارمندان تعادل بیشتری را میان زندگی شخصی و کارشان بوجود آورند. همچنین تلفن‌های همراه هوشمند باعث شده که افراد خیلی از کار‌های مربوط به شرکت خود را از این طریق انجام دهند  و به امور شغلیشان رسیدگی کنند. همچنین ساعات کاری ثابت یکی از مواردی است که مدیران به آن اهمیت میدهند گاهی اوقات کارمندانی که بیشتر در دسترس هستند حضورشان موثر تر از افرادی است که فقط در ساعات ثابتی از کار در محیط کار حضور دارند ولی نتیجه کاری نخواهند داشت. یک معمار به نام مینا کرنک Meena Krenek میگوید که کارها هر ساعت و در 7 روز هفته در حال انجام توسط کارکنان شرکت‌ها میباشند، و نیازی به کار بطور ثابت حدود 8 تا 9 ساعت در یک روز به صورت ثابت نیست. ‌‌در این باره شما چه ایده ای دارید؟ با توجه به این مقاله دفتر کار شما محیطی باز است یا خیر؟ شما چه تغییراتی در محیط کاری خود برای بازدهی و اثر بخشی بیشتر پیشنهاد خواهید کرد؟

 

درباره معلم

آموزش تجارت الکترونیک

10 دیدگاه

  • دفتر کار باز (Open Office) رو شنیده بودم اما راستش نمیدونستم چیه؟
    با مطالعه این مقاله کامل متوجه شدم .

  • من یه دفتر کار باز راه اندازی کرده بودم توی شرکت خودم اما متاسفانه به دلیل معایبی که شما تو این مقاله آورده بودین پشیمون شدم و اتاق بندیش کردم . دفتر کار باز بخصوص اگر کارمندان خانم باشن اصلا خوب نیست چون همش با هم صحبت میکنن و از کار دور میشن

  • من یه مدت کارمند بانک بودم که یک open office بود اما الان که در حال حاضر توی یه شرکت طراحی کار میکنم که بصورت اتاق اتاق هست خیلی راحت تر میتونم کارامو پیش ببرم

  • من کاملا توی محل کارم از کارم راضیم و این محل کار یه دفتر کار باز هست . خیلی هم خوب میتونم با مشتریا و همکارام در ارتباط باشم

  • دفاتر کار آینده ، ادغامی‌ از دفاتر معمولی و ساده در کنار ایده‌های نوین دفاتر مدرنه این نکته جالبیه که میتونیم ازش استفاده کنیم

  • من دفاتر باز رو دیده بودم اما نمیدونستم اسمش چیه این مقاله‌هاتون چیزای خوبی بهمون یاد میده

شما چه فکر می کنید؟