مدیریت شرکت اینترنتی به آسانی یک کلیک با ترلو

شرکت اینترنتی

مدیریت شرکت اینترنتی نیازمند ابزاری است که از طریق آن بتواند کلیه کارها را روی آن ثبت کند و بصورت ریموت و از راه دور با آن کار کند، ترلو ابزاری است که باآن میتوانید باتیمتان بصورت آنلاین ارتباط داشته باشید.


مدیریت شرکت اینترنتی به آسانی یک کلیک با ترلو

در تمامی‌دوره‌های آموزشی مدرسه آی تی بسیاری از افراد از ما تقاضای معرفی ابزاری مفید جهت مدیریت از راه دور به کارهای شرکت و سایر کارمندان را داشتند، ما در این مقاله کار با ابزار ترلو (Trello) را معرفی خواهیم کرد. با استفاده از این ابزار شما میتوانید به راحتی مدیریت کلیه کارها را به عهده بگیرید، برای این مورد ابزارهای فراوانی وجود دارند اما ترلو ابزاری است که کار با آن به آسانی صورت میگیرد. بورد‌های فیزیکی مزایای خاص خودشان را دارند اینکه جلوی چشم هستند و همه میتوانند آن را ببینند و ارتباط میان اعضای تیم را آسان میکند. محل مناسب برگزاری جلسات در بورد فیزیکی میباشد، اما برخی از افراد با بورد فیزیکی مخالف هستند زیرا یکی از مشکلاتی که در بورد فیزیکی است این است که با استفاده از بورد فیزیکی فقط کارمندان باید حضور کامل در محل کار داشته باشند تا بتوانند بورد فیزیکی را ببینند، اما با استفاده از ابزار بورد ترلو طوری است که هر جا هستید، میتوانید از بوردتان استفاده کنید.


مزیت بوردهای فیزیکی چیست؟

  • ارزان میباشد
  • به راحتی میتوان از این بورد برای توسعه و بهبود کار استفاده کرد
  • در دسترس است و قابلیت دستکاری مستقیم دارد
  • قابل روئیت بودن کارمندان
  • همکاران را دور هم جمع میکند
  • مشخص شدن همه موارد تنها با یک نگاه
مدیریت شرکت اینترنتی با استفاده از بورد

مدیریت شرکت اینترنتی با استفاده از بورد


مزایت بوردهای مجازی چیست؟

  • قابلیت در دسترس بودن حتی از راه دور
  • ثبت کلیه اطلاعات به صورت دقیق و کامل
  • ایجاد گزارشات متنوع در آن
  • امکان دسترسی چند نفر (همکاران) به بورد
  • بدون هزینه میباشد
  • اداری است و از کیفیت بالاتری برخوردار میباشد
بورد مجازی

بورد مجازی

در کشور ایران اکثر افراد به دنبال دسترسی به ابزاری آسان برای انجام کارهایشان میباشند، اما نکته ای که مهم است این است که تنها ابزار مهم خوب داشتن مهم نیست، درست استفاده کردن و نحوه کار خوب با استفاده از ابزاری که دارید مهم است، همچنین دیدگاه و فکر شما در به کار گیری کارهای مربوط به کارتان. از آنجایی که سعی در پیشرفت در کارهایمان داریم ابزاری که میتواند در مدیریت کارها به ما و کارمندانمان کمک کند بسیار مهم است که ترلو یکی از بهترین ابزار‌های قابل دسترس همگان در مقوله مدیریت میباشد. ما میتوانیم علاوه بر نشست در جلسات حضوری با استفاده از ابزار ترلو دیدگاه نظرات افکار خود را در این ابزار یادداشت کنیم. ترلو باعث سرعت بخشیدن بیشتر به کارهایمان میشود یعنی به جای مکالمات چه به صورت حضوری چه تلفنی میتوانید تنها به بورد خود رفته و کارها را توسط مدیر شرکت دریافت کنید. نتیجه این سرعت بخشیدن به کارها بهره وری در کارهاست. یکی دیگر از مزایای ترلو برای مدیران این است که میتواند تمامی‌کارهای کارمندان را کنترل کرده و ببینید که در چه قسمتی از کار قرار دارند که آیا کارهایشان را به درستی انجام داده اند یا خیربنابراین میتوانیم به راحتی روی کارها برنامه ریزی کرده و پیشرفت یکایک کارمندان را به راحتی مد نظر داشته باشیم. یکی دیگر از مزیایی که ابزار مدیریت ترلو دارد این است که به صورت آنی میتوانیم روی اطلاعات وارد شده کنترل داشته باشید، بدون اینکه نیاز به حضور فیزیکیتان در محل کار باشد، بنابراین این دلیلی است که میتواند کمک زیادی به ما بکند. ابزارهای فراوانی در ارتباط با مدیریت در کار وجود دارد که شبیه ساز فرآیند اسکرام میباشند، اما ابزار مدیریت ترلو بسیار کارکرد آسانی نسبت به دیگر ابزارهای مدیریت دارد و همچنین بسیار کاربردی است و هیچ دردسری نخواهد داشت و به همین دلیل یعنی ساده بودن وکار کردن راحت با آن میتواند کمک حال ما باشد.


آنچه درباره ابزار مدیریت ترلو باید بدانید

یکی از مهم ترین ویژگی‌های ابزار مدیریت ترلو قابلیت انعطاف بودن این ابزار است، این ابزار باعث میشود که مدیریت هرنوع پروژه ای را به راحتی بتوانید کنترل کنید، لزوما نباید پروژه ی ما نرم افزاری باشد. یکی از کاربرد‌های فراوانی که دارد که یکی از این کاربردها مدیریت تسک‌ها در اسکرام میباشد. با استفاده از ابزار مدیریت ترلو میتوانید به راحتی آمار کلیه مسائل محیط کار خود را داشته باشید، از پروژه‌های بزرگ گرفته تا پروژه‌های کوچک و جزئی میتوان از این ابزار استفاده بهینه نمود.

trello

trello

به دلایل مختلفی استفاده از ابزار مدیریت ترلو در میان همگان مورد پسند قرار گرفته است.

  • تقریبا 777 هزار پروژه گوناگون توسط این نرم افزار در اختیار کاربران قرار گرفته است
  • طبق آمار به دست آمده حدود 800 هزار نفر از ابزار مدیریت ترلو استفاده میکنند
  • هم اکنون تقریبا 10 میلیون کار داخل ابزار مدیریت ترلو تعریف شده است
  • قابلیت 80 کار جدید در این نرم افزار وجود دارد
  • امکان عضویت 3 کاربر بصورت همزمان در این نرم افزار
  • قابلیت ایجاد 3 بورد تازه توسط کاربران در نرم افزار
  • قابلیت انجام 640 تراکنش با استفاده از نرم افزار ترلو (قدرت ساخت، جابه جایی، حذف کارهای مختلفی که در ارتباط با پروژه‌هاست)
  • امکان ایجاد 80 کار تازه در این نرم افزار وجود دارد

کلیه عملکردها و کارها در نرم افزار مدیریت ترلو را میتوان در کارت‌هایی اعمال کرد که مرتبط با کارهای پروژه هستند، پس نقطه موفقیت توسط این نرم افزار در کارت‌های ترلو است، میتوانید به راحتی یک کارت مجازی با کلیه امکانات بسازید، در ادامه این مقاله توسط مدرسه آی تی میخواهیم به به نکته ای توجه داشته باشید که که این کارتها مختص بورد‌ها میباشند، که درست این بورد‌ها شبیه ساز بورد‌های مدیریت پروژه میباشند. قسمت‌های گوناگونی بروی بوردهای مجازی قرار دارند که به آنها لیست گویند. به زبان ساده تر میتوان گفت که برای مدریت یک پروژه ابتدا باید یک بورد ترلو تعریف کنید، سپس طبق متدی که مدیر برای مدریت پروژه اش انتخاب میکند میتواند لیستهایی تعریف کرده و در مرحله بعدی کارتهای مربوط به آنها را که تسک گفته میشود داخل لیست‌ها قرار دهد.
نحوه کار با نرم افزار مدیریت ترلو

حال نوبت به نحوه کار با نرم افزار مدیریت ترلو میرسد، برای شروع کار نیاز به ایجاد یک حساب کاربری دارید، توجه داشته باشید که حساب کاربری جیمیل هم میتوانید در این نرم افزار ثبت نام کنید. حال پس از ایجاد یک حساب کاربری میتوانید آن را فعال کرده و وارد سایت شوید و در بخش بالای صفحه در سمت راست میتوانید به بورد‌ها دسترسی کامل داشته باشید، همچنین با استفاده از این بورد‌ها کلیه رخداد‌ها را مورد بررسی قرار دهید، همچنین گزینه ای در این قسمت وجود دارد که مخفف نام کاربریتان میباشد، (schoolit) این نام نمایی از پروفایل شما میباشد، میتوانید با کلیک کردن روی گزینه‌هایی که با مدیریت حساب کاربری شما مرتبط است نمایش داده شود.

در ابتدا باید یک سازمانی تعریف کنید بنابراین برای این عمل باید روی گزینه New Organization کلیک کنید.

در این قسمت اطلاعات سازمان خود را وارد کرده و با این کار در صفحه اصلی سازمانتان به نمایش دراورده میشود.

پس از اینکه سازمان مورد نظر را ایجاد کردید نوبت به ساخت بوردی برای آن سازمان میرسد.

مثالی در این مورد برای شما خواهیم زد. اگر در شرکتهای مختلفی مشغول به کار هستید، میتوانید برای تک تک شرکتهایتان یک Organization مختص به خود آن شرکت را تعریف کنید، و در مرحله بعدی برای هر کدام از دپارتمان‌ها و پروژه‌هایتان بورد جدیدی تعریف کنید، اما فقط در یک شرکتی کار میکنید به شما پیشنهاد میکنید برای هر دپارتمان تنها یک Organization تعریف کنید تا از هم مجزا باشند، که بستگی به نوع کارتان دارد.
برای این کار داخل صفحه اصلی در بخش سازمان روی گزینه New Board کلیک کنید.

در این بخش اطلاعاتی که در مورد بورد است میخواهیم در کارهای مربوط به پروژه یا دپارتمان را میتوانید از این طریق مدیریت کنید را در این بخش وارد کنید، نام بورد دپارتمان و یا سازمانی که به بورد مربوط میشود، در حق دسترسی در این قسمت وارد میشود. برای حق دسترسی و سطوح دسترسی میتوانید از گزینه Members  نیز استفاده کنید، با استفاده از این قسمت فقط افرادی که شما به آنها حق دسترسی میدهید را میتوانید به این قسمت دعوت کنید. در ادامه در این مورد بیشتر شرح خواهیم داد.
پس از ایجاد بورد، ابزار مدیریت ترلو شما را به صفحه بوردی که شما ایجاد کرده اید منتقل میشود، اینجا مکانی است که کارهای اصلی مدیریت خود را میتوانید انجام دهید.

در قسمت چپ این صفحه منویی دیده میشود که میتوانید پروسه مختلفی روی آن اعمال کرد که شما قادر هستید که یک بورد در اختیارتان داشته باشید.

به شما پیشنهاد میشود که بخش‌های اصلی بورد را تعیین کنید، منظور لیست‌هاست یا ستون‌های بورد میباشد،

، Todo Doing,Don) که با کلیک روی هرستون امکان ویرایش نام آن قسمت را دارید. بصورت پیش فرض ۳ ستون ، لیست در بوردی که ایجاد کردید وجود دارد.

امکان اینکه ستون‌های بیشتری را بخواهید در دسته بندی‌های خود قرار دهید وجود دارد، به این منظور قادر هستید که از منویی که در سمت راست قرار دارد با انتخاب گزینه Add List ستون جدیدی را تعریف کرده و محل قرار گیری آن ستون را مشخص کنید.

سپس بعد از پیکربندی بورد‌ها میتوانید کار گروهی خود را آغاز کنید، یعنی میتوانید به راحتی همکارانتان را به بوردتان دعوت کنید تا در این قسمت بتوانید کلیه کار‌های مربوطه را به راحتی برنامه ریزی کنید، و نتیجه این کار این است که در جریان کلیه کار‌ها قرار بگیرید. بنابراین برای این کار میتوانید از گزینه Add Member استفاده کرده و وارد ایمیل همکارانتان شوید با این کار آن‌ها به صفحه شما دعوت خواهند شد.

پس از اینکه همکارانتان را دعوت کردید میتوانید کلیه کارها یا task‌ها را تعریف کنید، که با استفاده از card‌ها در ترلو قابل انجام میباشد. تا اینجای مقاله مدرسه آی تی دریافتیم که ابتدا باید در سایت عضو شوید و پس از عضویت در سایت وقت آن است که دپارتمان و یا مشخصات سازمان خود را وارد کنید، و در مرحله آخر بورد مربوط به پروژتان را تعریف کنید و این پیکربندی بورد‌ها امکانش است که با استفاده از لیستها انجام شود و سپس شروع به دعوت همکارانتان در ترلو میکنید، در ادامه مقاله مدرسه آی تی به بررسی تعریف کارها task در داخل بورد میپردازیم، کارهای همکاران در قالب Card تعریف خواهند شد، بنابراین برای تعریف card در آخر هریک از لیستهای بورد گزینه ای وجود دارد که میتوانید از آن استفاده کنید این گزینه Add Card نام دارد.

با استفاده از کلیک کردن روی این گزینه قادر خواهید بود که خیلی سریع یک کار را برای همکارانتان تعریف کنید، در واقع این قسمت عنوان کار شماست که باید کاملا شفاف و قابل درک باشد. سپس با فشار دادن روی Enter یا کلیک کردن بر روی گزینه Add کار در لیست به وجود می‌آید.

هچنین شما با کلیک بروی Card میتوانید به راحتی صفحه مشخصات به صورت کامل و کاری که تعریف کردید رو به آسانی ببینید.

۱ اینک در این قسمت میتوانید توضیحات را به صورت کامل وارد کنید.

۲- در این قسمت حتی شما قادر خواهید بود که نظراتتان را در این قسمت قرار دهید و نظراتتان را دیگران نیزمشاهده کنند، در واقع تمام دستورالعملیاتی که در ارتباط با کارتان انجام میشود با استفاده از بخش Activity قابل مشاهده میباشد.

۳ –یکی از مراحل خوب و قابل فهم برای کاربران ایجاد برچسب میباشد، شما میتوانید به راحتی برای کارهایتان برچسب با رنگ‌های مختلفی طراحی کرده و در آن قسمت بیفزایید.

۴ –همچنین قادر هستید که کارهای گوناگون را به اشخاصی که داخل بورد شما حضور دهند اختصاص دهید.
۵- همچنین قادر خواهید بود که مناسب با هر کارتی یک چک لیست جدا گانه تعریف کنید، ایجاد چک لیست باعث میشود که هیچگاه موردی از خاطرتان نرود.

۶ در قسمت تاریخ و روز شما قادر هستید که برای هر کاری که به همکاری اختصاص داده اید تاریخ و زمان اختصاص دهید که بر فرض مثال کارمند x طی تاریخ x باید کار را به شما تحویل دهد.

۷- قابلیت اتچ فایل بر فرض مثال میتوانید به یک کار تصویری را اختصاص دهید و این اتچ هر اطلاعاتی میتواند باشد، تصویر نوشته و …

۸-  همچنین امکان اینکه کارت را به دیگر لیستی منتقل کنید در این قمست وجود دارد.

۹- امکان ثبت نام در کار برای شما وجود دارد که با استفاده از آن میتوانید رخداد‌های گوناگون را مد نظر داشته باشید و در زمان اتمام کار آن را به صورت آرشیوی بایگانی کنید.


نتیجه گیری

این را بخوبی میدانیم که برای شروع هر کاری در صورتی که آن کار به صورت گروهی انجام شود نیازمند تعهد، مسئولیت پذیری بالا، فرهنگ، و از همه اینها مهم تر داشتن ابزاری مناسب هستید، افراد زیادی هستند که برای کارهای خود از بورد‌های فیزیکی برای کارهایشان استفاده میکنند، اما پیشنهاد ما به شما این است که برای راحت تر و تمیز تر انجام دادن کارهایتان از ابزار مدیریت ترلو استفاده کنید، بوردهای فیزیکی شاید بسیار سودمند باشند اما بوردهای نرم افزاری مزایای بیشتری نسبت به آنها خواهند داشت. امیدوارم این مقاله به شما کمکی در تسهیل کارهایتان کرده باشد.

 

درباره معلم

آموزش تجارت الکترونیک

16 دیدگاه

شما چه فکر می کنید؟